PUBLIC SECTOR UND WIRTSCHAFT - EIN VERGLEICH

Niveau der "digitalen Fitness"

Beide Sektoren sind aus der Sicht der digitalen Transformation von Genehmigungsverfahren und digitalen Behördenservices unterschiedlich gut auf die aktuellen Herausforderungen vorbereitet. Der unterschiedliche digitale Reifegrad erschwert es erheblich, Verwaltungsprozesse durchgängig zu transformieren und Antragsteller vollständig digital sowie medienbruchfrei in die Abläufe der Verwaltung zu integrieren.

Wirtschaft:
In den Kernbereichen Produktion, Logistik und Vertrieb verfügen viele Unternehmen bereits über einen hohen Digitalisierungsgrad. Die Prozesse sind dort weitgehend automatisiert und technologisch modern aufgestellt.
In den Back-Office-Bereichen hingegen besteht weiterhin erheblicher Nachholbedarf. Diese Organisationsfelder standen in der Vergangenheit meist nicht im Zentrum technischer Modernisierungsinitiativen. Entsprechend sind viele bestehende Systemlandschaften und Prozesskonzepte derzeit (noch) nicht auf die zukünftigen Anforderungen einer umfassenden digitalen Transformation ausgerichtet.

Behörden und Verwaltungsorganisationen:
Im öffentlichen Sektor stellt sich die Situation grundlegend anders dar. Hier bildet die Verwaltungstätigkeit selbst das Kerngeschäft. Daher sind digitale Prozesse wie elektronische Aktenführung, digitales Postmanagement, workflowgestützte Verfahren, elektronische Identitäten, digitale Genehmigungsprozesse und digitale Zustellung in vielen Behörden im DACH-Raum bereits flächendeckend implementiert.
Diese digitalen Lösungen haben in zahlreichen Bereichen die klassischen, analogen Bearbeitungsmethoden teilweise oder sogar vollständig ersetzt.

Die folgende Gegenüberstellung fasst die wichtigsten Unterschiede der beiden digitalen Entwicklungsständen zusammen:

Negative Auswirkungen für die Wirtschaft

Die unzureichende digitale Verzahnung zwischen Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung führt zu einer Reihe von strukturellen und operativen Nachteilen für Unternehmen:

• Integrationsprobleme:
  Das fehlende Wissen über zentrale elektronische Konzepte des öffentlichen Sektors – wie digitale Identitäten (eID), E-Rechnung, E-Payment oder E-Akten – erschwert die nahtlose Einbindung in betriebliche Systeme. Besonders betroffen sind die Back-Office-Anwendungen, in denen eine direkte Anbindung an behördliche Prozesse häufig noch nicht vorgesehen ist.
• Unterbrochene Prozessketten:
  Viele elektronische Abläufe enden an den Schnittstellen zum Back Office. Das derzeit noch unzureichende Bewusstsein für den künftig notwendigen digitalen Reifegrad dieser Systeme verhindert eine zügige Anpassung an bereits verfügbare elektronische Prozess- und Serviceangebote zwischen Unternehmen und Verwaltung.
• Persistenz kostenintensiver Papierprozesse:
  Mangels technischer und organisatorischer Integrationsmöglichkeiten müssen vielerorts weiterhin konventionelle, papierbasierte Verfahrenswege genutzt werden. Dies führt auf beiden Seiten – sowohl in Unternehmen als auch in der Verwaltung – zu erhöhtem Aufwand, vermeidbaren Kosten und verzögerten Entscheidungs- und Genehmigungsprozessen (z. B. bei Betriebsanlagengenehmigungen).
• Entstehung von Investitionsstaus:
  Unternehmen, die ihre digitale Transformation weiter hinauszögern, riskieren einen zunehmenden Investitionsstau. Eine späte Anpassung an digitale Standards und Schnittstellen wird mit erheblichen Umstellungs- und Wechselkosten verbunden sein. Diese Nachholprozesse werden in den kommenden Jahren voraussichtlich hohe personelle und finanzielle Ressourcen binden.

Executive Summary – Klare To-Do’s für Unternehmen

Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung eröffnet neue Möglichkeiten, stellt Unternehmen jedoch zugleich vor strukturelle und organisatorische Herausforderungen. Um künftig reibungslos mit Behörden und öffentlichen Organisationen zu interagieren, müssen Unternehmen ihre digitale Anschlussfähigkeit gezielt ausbauen.

Dazu sind fünf Handlungsfelder zentral:

• Aufbau eines erweiterten Bewusstseins:
  Unternehmen müssen ihr Wissen über die zentralen elektronischen Konzepte der Verwaltung gezielt erweitern. Themen wie digitale Identitäten, elektronische Verwaltungsservices oder die Integration von Verwaltungsverfahren sollten als feste Bestandteile in die unternehmensinterne Digitalstrategie
• Weiterentwicklung der Unternehmenskultur:
  Die digitale Transformation erfordert ein entsprechendes Mindset auf allen Ebenen. Eine moderne Unternehmenskultur sollte die Nutzung elektronischer Verfahren und Identitäten aktiv fördern und die Zusammenarbeit mit digitalen Verwaltungssystemen als selbstverständlichen Teil des Geschäftsalltags etablieren.
• Enge Kooperation mit der öffentlichen Verwaltung:
  Ein entscheidender Erfolgsfaktor liegt in einer frühen und partnerschaftlichen Abstimmung mit Behörden und öffentlichen Organisationen. Diese Kooperation sollte ähnlich wie mit strategischen Zulieferern oder Schlüsselkunden aufgebaut und gepflegt werden – technisch, organisatorisch und prozessual.
• Fachberatung zu Spezialthemen:
  Die erfolgreiche Vorbereitung und Umsetzung digitaler Integrationsprojekte erfordert oft spezialisierte Expertise. Der Einsatz erfahrener Fachberater kann helfen, technische, rechtliche und organisatorische Herausforderungen gezielt zu bewältigen und die Umsetzung zu beschleunigen.
• Prozessintegration im Back Office:
  Ein strategischer Schwerpunkt sollte auf der digitalen Transformation und Integration der Back-Office-Prozesse liegen. Unternehmen sollten gezielt „Digital-Fitness-Programme“ für ihre Systeme und Mitarbeitenden entwickeln, um die Voraussetzungen für eine durchgängige, medienbruchfreie Zusammenarbeit mit der Verwaltung zu schaffen.

Durch eine konsequente Umsetzung dieser Maßnahmen schaffen Unternehmen die Voraussetzungen für effiziente, rechtssichere und zukunftsfähige Schnittstellen zwischen Wirtschaft und Verwaltung – und sichern sich damit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil im digitalen Zeitalter.

Ein vertiefter Einblick findet sich im Buch „Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung“. Das Werk zeigt auf, wie Organisationen den digitalen Wandel erfolgreich gestalten können. Eine ganzheitliche digitale Transformation erfordert, sämtliche internen Prozesse und Leistungsangebote kritisch zu analysieren und neu zu konzipieren. Die meisten Themen und Empfehlungen des Buches gelten gleichermaßen für Unternehmen – insbesondere für die dortigen Back-Office-Bereiche.

Das Werk richtet sich an Führungskräfte und Projektverantwortliche, die organisatorische und technologische Veränderungen in ihren Einrichtungen initiieren und erfolgreich umsetzen möchten.