DIGITALE TRANSFORMATION IN ORGANISATIONEN
In der politischen und öffentlichen Diskussion wird heute häufig der Begriff „Digitalisierung“ verwendet. Tatsächlich findet dieser Prozess jedoch bereits seit der Einführung von Computersystemen statt.
Der öffentlichen Rhetorik zufolge gelten etwa die flächendeckende Verfügbarkeit von Breitband- und 5G-Netzen oder der Einsatz von Künstlicher Intelligenz oder anderen neuen Technologien häufig als zentrale Lösungen sämtlicher digitaler Herausforderungen.
In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass dies nur Teilaspekte sind: Breitband und 5G bilden zwar eine wesentliche infrastrukturelle Grundlage, stellen jedoch lediglich fortgeschrittene Übertragungstechnologien dar. Sie schaffen die technischen Voraussetzungen, ersetzen jedoch nicht die erforderliche prozessuale, organisatorische und kulturelle Transformation, die für eine nachhaltige digitale Weiterentwicklung notwendig ist.
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz führt diese Problematik noch deutlicher vor Augen: er erfordert tiefgreifende organisatorische Anpassungen und Veränderungen – und damit den Schritt in das wesentlich komplexere Feld der digitalen Transformation.
Digitalisierung versus digitale Transformation
Die digitale Transformation geht weit über die reine Digitalisierung hinaus. Während Digitalisierung in erster Linie die Umwandlung analoger Informationen und Prozesse in elektronische Formate beschreibt, umfasst die digitale Transformation die ganzheitliche Neugestaltung gesamter Prozessketten – von den Kundinnen und Kunden bzw. Antragstellern über interne Abläufe bis hin zu den zuständigen Behörden und zurück.
Die damit verbundenen Herausforderungen sind deutlich komplexer als bei der bloßen Digitalisierung. Sie betreffen nicht nur die technische Erfassung oder Verarbeitung von Daten, sondern auch die organisatorische, prozessuale und kulturelle Anpassung von Strukturen, Rollen und Arbeitsweisen an eine zunehmend vernetzte, digitale Welt.
Einordnung der Themenfelder und Herausforderungen
Die folgende Eisberg-Darstellung bietet einen Überblick über jene Themenfelder und Problemstellungen, die im Rahmen ernsthaft angelegter Transformationsprojekte unvermeidlich auftreten.
An der Oberfläche sind die bekannten und vielfach genutzten Begriffe der Digitalisierung erkennbar – Schlagworte, die häufig in Kommunikations- und Marketingkontexten verwendet werden. Die tatsächlichen Herausforderungen sowie der reale Umsetzungsaufwand liegen jedoch weitgehend verborgen unter der Oberfläche.
Dieser Befund gilt gleichermaßen für Organisationen des öffentlichen Sektors wie für Unternehmen jeder Größenordnung: erst unterhalb der sichtbaren Ebene zeigt sich, wie tiefgreifend organisatorische, technische und kulturelle Veränderungen tatsächlich wirken müssen, um eine nachhaltige digitale Transformation zu erreichen.
Die rechtlichen Rahmenbedingungen
Mit 1. Jänner 2020 trat in Österreich nach einer rund dreijährigen Übergangsfrist das novellierte E-Government-Gesetz (E-GovG) in Kraft.
Die neuen Bestimmungen in den Paragraphen § 1a und § 1b brachten sowohl für Unternehmen als auch für Behörden umfassende technische und organisatorische Veränderungen mit sich, die sämtliche Arbeits- und Kommunikationsprozesse betreffen.
- §1a E-GovG - Recht auf elektronischen Verkehr
Dieser Paragraph verankert das Recht auf elektronischen Verkehr zwischen Unternehmen und Behörden. Unternehmen können in allen Materien des Bundesrechts Anträge ausschließlich elektronisch einbringen. Damit entfällt die bisherige Verpflichtung, Papierausfertigungen bei Behörden vorzulegen.
- §1b E-GovG – Elektronische Zustellung
Dieser Paragraph regelt die Teilnahme an der elektronischen Zustellung. Er verpflichtet österreichische Unternehmen zur elektronischen Entgegennahme behördlicher Dokumente über den elektronischen Postkorb im Unternehmensserviceportal (USP).
Diese Regelung bildet einen wesentlichen Schritt hin zu einer vollständig digitalen Kommunikation zwischen Wirtschaft und Verwaltung und stärkt die Rechtssicherheit elektronischer Verfahren.
Sonderfall "Digitaltaugliches Materierecht": ein wesentliches Hindernis besteht im Fehlen digitaltauglicher Bestimmungen in nahezu allen relevanten Rechtsmaterien. Dem Legalitätsprinzip folgend dürfen im Rahmen eines Verwaltungs- oder Genehmigungsverfahrens nur jene Maßnahmen gesetzt werden, die ausdrücklich gesetzlich erlaubt sind.
In der Praxis führt dies dazu, dass zentrale Elemente einer modernen digitalen Verwaltung nicht umgesetzt werden können. So verhindert beispielsweise das weitgehende Fehlen einer klaren gesetzlichen Ermächtigung zur automatisierten Nutzung von Registerabfragen (etwa aus dem Zentralen Melderegister oder dem Unternehmensregister) die Ablösung zeitintensiver, manueller Prüfschritte in den Behörden. Moderne, effiziente und medienbruchfreie Verfahren bleiben dadurch in vielen Bereichen weiterhin außer Reichweite. Im Gegenteil: Die Verfahrensdauern verlängern sich zunehmend, weil die Bearbeitung aufgrund fehlender Automatisierung weiterhin stark manuell erfolgen muss.
Auch politisch bevorzugte Maßnahmen wie das Verkürzen gesetzlicher Fristen haben in diesem Umfeld nur begrenzte Wirkung – denn kürzere Fristen ersetzen nicht die strukturellen und technischen Voraussetzungen, die für eine tatsächliche Beschleunigung der Abläufe erforderlich wären.
Der digitale Wandel in der Gesellschaft
Der rasante digitale Wandel unserer Gesellschaft setzt die Organisationen der öffentlichen Verwaltung zunehmend unter erheblichen Anpassungsdruck. Gleichzeitig betrifft er in ebenso großem Ausmaß die Back-Office-Bereiche der Unternehmen, die ihre Leistungen und Prozesse künftig zeit- und ortsunabhängig für Kundinnen und Kunden, Lieferanten sowie Mitarbeitende verfügbar machen müssen.
Diese Herausforderung lässt sich jedoch nicht allein durch die Entwicklung einzelner Apps oder zusätzlicher Webseiten bewältigen. Sowohl der öffentliche Sektor als auch die Unternehmen sind gefordert, ihre bestehenden Strukturen, Abläufe und Dienstleistungen ganzheitlich neu zu denken. Nur durch eine konsequente Neugestaltung und Integration gemeinsamer Prozesse kann eine nachhaltige und erfolgreiche digitale Transformation gelingen.
Darüber hinaus erfordert dieser Wandel die Umsetzung gezielter technischer und organisatorischer Redesign-Programme. Denn erst eine ausgeprägte „digitale Fitness“ auf beiden Seiten – Verwaltung und Wirtschaft – schafft die Voraussetzungen für eine medienbruchfreie, elektronische und papierlose Integration von Prozessen, etwa in Genehmigungsverfahren zwischen Behörden und Unternehmen.
Einige weitere Aspekte...
- Digitale Kommunikation
Die elektronische Übermittlung von Informationen – heute überwiegend per E-Mail – hat das Potenzial zur Beschleunigung behördlicher Verfahren bereits weitgehend ausgeschöpft, da die Transportzeiten auf ein Minimum reduziert wurden.
Die entscheidende Frage lautet daher: wo bestehen noch Optimierungsmöglichkeiten?
Abgesehen von rechtlichen Anpassungen liegt die wohl größte Chance in der konsequenten Integration von Prozessen zwischen Verwaltungen und Unternehmen – vergleichbar mit der systemischen Einbindung von Zulieferern in industrielle Wertschöpfungsketten.
- Digitale Identität
Eine sichere elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen, Behörden, Kundinnen und Business-Partnern setzt die Nutzung digitaler Identitäten voraus. Diese ermöglichen eine eindeutige Zuordnung von Mitarbeitenden zu ihrem Unternehmen und dienen dem Schutz vor Betrug und Missbrauch.
Derzeit verfügen jedoch die meisten österreichischen Unternehmen über keine umfassende Strategie zur Einführung und Anwendung digitaler Identitäten im täglichen Geschäftsbetrieb – ein Umstand, der langfristig zu erheblichen Sicherheits- und Integrationsdefiziten führen kann.
- Digitale Postprozesse
Ein wesentlicher Effizienzfaktor liegt in der vollständig elektronischen Abwicklung des Posteingangs und -ausgangs. Der Unterschied zwischen klassischer, analoger Postbearbeitung und einem durchgängig digitalen Postmanagement ist erheblich:
Während analoge Prozesse vertraut und etabliert sind, stellt die komplett digitale Postverarbeitung höhere Anforderungen an Organisation, Systeme und Mitarbeitende. Viele Unternehmen sind darauf bislang nur unzureichend vorbereitet, obwohl gerade hier erhebliche Effizienz- und Transparenzgewinne möglich wären.
Was ist zu tun?
Um die vielfältigen Herausforderungen der digitalen Transformation elektronischer Genehmigungsverfahren erfolgreich zu bewältigen, sind zwei strategische Initiativen von zentraler Bedeutung:
- Proaktive Aufklärungs- und Vernetzungsarbeit
Es bedarf einer gezielten und kontinuierlichen Aufklärungs- sowie Lobbyarbeit auf allen politischen, administrativen und unternehmerischen Ebenen. Nur durch ein gemeinsames Verständnis der Ziele, Chancen und Rahmenbedingungen kann die notwendige Dynamik für den digitalen Wandel entstehen. - Gemeinsames Handeln von Wirtschaft und Verwaltung
Die Wirtschaft und der öffentliche Sektor müssen die digitale Transformation zeitgleich, abgestimmt und ohne Berührungsängste vorantreiben. Der oft zitierte „Eisberg der digitalen Transformation“ kann nur gemeinsam und koordiniert bewältigt werden – durch Offenheit, Kooperation und gegenseitiges Lernen.
Nur eine klare Gesamtstrategie mit konkreten, aufeinander abgestimmten Maßnahmen in beiden Sektoren ermöglicht es, die Verfahrensgeschwindigkeit und -qualität nachhaltig zu steigern und damit die Wettbewerbsfähigkeit sowie Zukunftsfähigkeit der Wirtschaftsstandorte langfristig zu sichern.
Ein vertiefter Einblick findet sich im Buch „Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung“. Das Werk zeigt auf, wie Organisationen den digitalen Wandel erfolgreich gestalten können. Eine ganzheitliche digitale Transformation erfordert, sämtliche internen Prozesse und Leistungsangebote kritisch zu analysieren und neu zu konzipieren. Die meisten Themen und Empfehlungen des Buches gelten gleichermaßen für Unternehmen – insbesondere für die dortigen Back-Office-Bereiche.
Das Buch richtet sich an Führungskräfte und Projektverantwortliche, die organisatorische und technologische Veränderungen in ihren Einrichtungen initiieren und erfolgreich umsetzen möchten.