Das Grundkonzept der Lebenslinie
Eine Lebenslinie ist eine lineare, chronologisch geordnete Darstellung des Entwicklungs- oder Lebensverlaufs von Personen, Produkten, Anlagen oder anderen Objekten – von der Vergangenheit über die Gegenwart bis hin zu möglichen Zukunftsszenarien. Sie dient dazu, wesentliche Ereignisse, Entscheidungen, Erfahrungen und Wendepunkte sichtbar zu machen und in einen nachvollziehbaren Zusammenhang zu stellen.
Entlang dieser Lebenslinie entstehen zahlreiche Dokumente und Daten, die im Verlauf immer wieder – teils vollständig, teils in Ausschnitten – benötigt und weiterverarbeitet werden.
Lebenslinien haben zentrale Merkmale:
- Chronologische Struktur: die Lebenslinie verläuft typischerweise von der Geburt bis zum heutigen Zeitpunkt und kann bei Bedarf in die Zukunft fortgeführt werden.
- Darstellung von Schlüsselereignissen: positive und negative Erfahrungen, persönliche Erfolge, Krisen, Veränderungen, Beziehungen oder berufliche Schritte werden entlang der Linie markiert.
- Visualisierung von Entwicklungsschritten: das Konzept der Lebenslinie hilft, Muster bzw. Übergänge im jeweiligen "Leben" zu erkennen, weiterhin gültige Dokumente sichtbar zu machen, Entwicklungen zu verstehen und daraus wiederverwendbare bzw. weiterhin notwendige Daten für zukünftige Verwendungen zu extrahieren.
Das Grundproblem: Wiederverwendung von Daten
In jeder Lebensphase werden Dokumente und Daten aus vorhergehenden Phasen benötigt, um nachfolgende Schritte korrekt, vollständig und effizient durchführen zu können. Obwohl Dokumente im Laufe der Zeit an Aktualität verlieren oder durch neue Fassungen ersetzt werden, bleiben viele der darin enthaltenen Informationen weiterhin relevant. Einzelne Datenpunkte – etwa Personenstammdaten, technische Kenndaten, historische Werte oder Entscheidungsgrundlagen – werden in späteren Prozessschritten erneut herangezogen, validiert oder weiterverarbeitet.
Dieses fortlaufende Bedürfnis nach Informationen aus früheren Lebensabschnitten macht deutlich, wie wichtig eine strukturierte, durchgängige und medienbruchfreie Verwaltung von Dokumenten und Daten entlang der gesamten Lebenslinie ist. Nur so können Redundanzen vermieden, Prozesse beschleunigt und die Qualität der Entscheidungsgrundlagen nachhaltig gesichert werden.
Die Lösung: automatisierte Datenextraktion aus Dokumenten mit KI
KI-basierte Datenextraktionslösungen bieten eine Reihe von Vorteilen:
- Wiederverwendung von Daten: einmal extrahierte Daten können in späteren Phasen oder Prozessschritten einfach und effizient erneut genutzt werden (Data-once-only-Prinzip).
- Verifizierung und Plausibilisierung: die extrahierte Daten eröffnen umfassende Möglichkeiten zur Durchführung von Überprüfungsprozessen entlang der gesamten Prozessabläufe
- End-to-end - Prozessautomatisierung: Auf Grundlage der extrahierten Daten können Verfahren und Abläufe effizient automatisiert und manuelle Arbeitsschritte weitgehend eliminiert werden.
Die Fortschritte im Bereich Künstlicher Intelligenz, insbesondere benutzerfreundliche Anwendungen auf Basis von (extrahierten) Daten eröffnen viele Möglichkeiten gleichermaßen für Unternehmen und Organisationen in der öffentlichen Verwaltung, die im neuen Buch "Die öffentliche Verwaltung im KI-Zeitalter" konkret beschrieben sind.