Die Ausgangssituation

Das strategische Konzept von EPA - Daten statt Dokumente

Das Akronym EPA steht für „Einreichplattform für AVG-Verfahren“. Auf den ersten Blick wirkt EPA wie eine weitere Fachanwendung innerhalb der öffentlichen Verwaltung – tatsächlich reicht ihr Leistungsumfang jedoch weit darüber hinaus.
EPA integriert im Gegensatz zu bisher eingesetzten IT-Anwendungen alle am Verfahren beteiligten Stakeholder auf Basis strukturierter Daten (anstatt Dokumenten) und mit Hilfe von digitaler Identitäten nahtlos und medienbruchfrei in die Bearbeitungsprozesse.

Die tiefgehende Integration und Kollaboration ermöglicht bisher nicht nutzbare neue Wege in der Verfahrensbeschleunigung sowie der Wiederverwendung von Daten.

Die Architektur von EPA

Das Architekturgrundkonzept von EPA basiert auf mehreren zentralen Überlegungen und Erfahrungen aus vergangenen Projekten.

• Beseitigung von Medienbrüchen durch die Nutzung strukturierter Daten anstelle klassischer Dokumente.
• Einsatz digitaler Identitäten wie eID, ID-Austria und EU-ID für eine sichere und eindeutige Authentifizierung.
• Effiziente Wiederverwendung vorhandener Daten, um Redundanzen zu minimieren und Prozesse zu beschleunigen.
• Vollständige und standardisierte Anträge durch die ausschließliche Nutzung verpflichtender Datenfelder.
• Verpflichtende geografische Verortung im Antrag zur besseren Integration und Nutzung vorhandener GIS-Daten.
• Maximale Automatisierung durch intelligente Systemfunktionen zur Reduzierung manueller Eingriffe.
• Nahtlose Einbindung externer Register aus verschiedenen Organisationen zur optimalen Nutzung bestehender Informationen.
• Kollaborative Zusammenarbeit durch die direkte Integration aller relevanten Verfahrensbeteiligten.

Die Grafik veranschaulicht die grundlegenden Zusammenhänge in den Interaktionen zwischen Bürgerinnen und Bürgern bzw. Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung – unabhängig davon, ob es sich um Genehmigungsverfahren oder die Abwicklung von Förderungen handelt.
Die sogenannte AVG-Grenze markiert dabei den rechtlich verbindlichen und zeitlich maßgeblichen Übergang von der Antragstellerseite zur Verwaltungsseite.

Die Wirkungslinie von EPA

Die aktuellen gesellschaftlichen Entwicklungen spiegeln sich zunehmend auch in Unternehmen, Verwaltungsorganisationen und Behörden wider. Die Welt wird komplexer, und demografische Veränderungen stellen bestehende Rahmenbedingungen und Abläufe in rasantem Tempo infrage.

Ein deutliches Beispiel hierfür ist der kontinuierliche Anstieg sowohl der Anzahl als auch der inhaltlichen Komplexität von Genehmigungsverfahren. Gleichzeitig führt der über viele Jahre geltende Einstellungsstopp im öffentlichen Sektor dazu, dass in den kommenden Jahren – je nach Bereich – bis zu 35 Prozent der Beschäftigten in den Ruhestand treten werden. Diese Abgänge können vom Arbeitsmarkt nicht vollständig kompensiert werden, da auch die Privatwirtschaft mit denselben demografischen Herausforderungen konfrontiert ist und dringend qualifizierte Fachkräfte benötigt.
Hinzu kommt, dass Berufe im öffentlichen Dienst von vielen jungen Menschen als weniger attraktiv wahrgenommen werden, was die Gewinnung neuer Talente zusätzlich erschwert.

Das datenorientierte EPA-Konzept kann diesen Entwicklungen wirksam entgegensteuern, wenn es konsequent und flächendeckend umgesetzt wird. Durch die Automatisierung manueller Arbeitsschritte – etwa integrierte Plausibilitätsprüfungen oder die Wiederverwendung bereits vorliegender Daten – lässt sich der Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren und der Personalmangel zumindest teilweise kompensieren.
Die nachfolgende Grafik in der Abbildung zeigt die Positionierung der Anwendungsarchitektur.

EPA als kollaborative Verfahrensplattform

Wie bereits dargestellt, beruht die zentrale Architekturidee von EPA auf der kollaborativen Verknüpfung zwischen Antragsteller und Behörde. Dies erfolgt durch die Nutzung eines einzigen, gemeinsamen Datensatzes, der das gesamte Verfahren steuert.
Auf technischer Ebene wird eine einheitliche Verarbeitungslogik sowohl für die Antragsteller- als auch für die Behördenseite bereitgestellt. Sie integriert die relevanten Umfeldsysteme, welche – ergänzend zu den Antragsdaten – alle erforderlichen Informationen enthalten oder über gesicherte Schnittstellen bereitstellen.

Der konkrete Hosting-Standort des EPA-Systems ist letztlich unerheblich, da die gewählte Architektur sowohl eine daten- als auch eine verfahrensseitige, datenschutzkonforme Trennung zwischen Organisationseinheiten ermöglicht. Gleichzeitig bleiben die Vorteile der datenorientierten Architektur sowie die Wiederverwendbarkeit der Komponenten vollständig erhalten. Die oben dargestellte Grafik zeigt einen möglichen Einsatz der EPA-Architektur, der die bestehenden föderalen Grenzen überwindet – und dies ohne eine Änderung der Bundesverfassung.

EPA kann somit in unterschiedlichen Verwaltungsorganisationen, auf verschiedenen Verwaltungsebenen und für eine Vielzahl von Verfahren eingesetzt werden. Dadurch wird das in der österreichischen Verwaltung weit verbreitete „Neuerfinden des Rades“ nachhaltig vermieden.

Im Buch „Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung“ werden die strategischen und operativen Voraussetzungen sowie die zugrunde liegenden Architekturkonzepte umfassend und detailliert beschrieben. Das Werk zeigt, wie Organisationen der öffentlichen Verwaltung den digitalen Wandel erfolgreich gestalten können.

Die darin behandelten Themen und Empfehlungen gelten jedoch in gleicher Weise für die Wirtschaft. Auch Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre internen Prozesse so weiterzuentwickeln, dass beispielsweise die elektronische Abwicklung von Behördenverfahren medienbruchfrei unterstützt wird. Hierfür ist spezialisiertes Fachwissen erforderlich, das am freien Software- oder Beratungsmarkt nicht ohne Weiteres verfügbar ist.
Das Werk unterstützt Führungskräfte, Projektverantwortliche und Back-Office-Bereiche dabei, genau dieses notwendige Wissen aufzubauen und zielgerichtet anzuwenden.